5 tips om omwonenden te betrekken bij je bouwproject

Matthijs: “In de nieuwe wet staat dat je omwonenden moet raadplegen over je bouwplannen en dat je dat moet kunnen aantonen. De vereiste bewonersparticipatie is vormvrij en ook is er geen regel over hoe vaak je bewoners moet betrekken. Je merkt dat iedereen nog een beetje zoekende is. Vanuit onze ervaring met een school in Bennebroek, waar twee lokalen op de eerste verdieping worden gebouwd, heb ik wel een aantal tips.”

1.    Betrek omwonenden voorafgaand aan de vergunningsaanvraag
“Voordat we de vergunningsaanvraag indienden hebben we een informatie-avond georganiseerd voor omwonenden. Je wil zo transparant mogelijk zijn en samen optrekken. Bovendien moet je in je aanvraag vermelden wat je doet aan participatie, dus dan heb je de eerste stap al gezet. Ook worden omwonenden zo niet verrast wanneer ze in de krant de publicatie van de aanvraag omgevingsvergunning zien.”

2.    Kies voor een inloopavond, zonder plenaire sessie
“Bij een plenaire sessie zetten een paar omwonenden vaak de toon, waardoor de beeldvorming bij de overige aanwezigen kan worden beïnvloed. Of ze vallen letterlijk stil. Als je een inloop organiseert kun je mensen 1-op-1 spreken, of in kleine groepjes. Zo hebben ze meer ruimte om hun eigen vragen te stellen of zorgen te delen. Wij waren met z’n vieren: de schooldirecteur, de architect, een collega van Versluis en ik. Dat verliep heel prettig, de aanwezigen voelden zich merkbaar serieus genomen. De architect had gezorgd voor fraaie foam-borden met een impressie van de uitbreiding.”

3.    Denk niet vanuit je eigen doelen, maar mensgericht 
“Mensgericht werken is een van de kernwaarden van Versluis. We organiseerden de informatie-avond niet omdat het moet, maar omdat we daadwerkelijk willen luisteren naar omwonenden. De opbrengst op korte en langere termijn is dat je meer begrip ervaart en dat er minder bezwaren ontstaan. Feitelijk win-win. Een klein beetje moeite aan de voorkant betaalt zich uit gedurende het hele traject.”

4.    Nodig de gemeente uit tijdens informatie-avonden
“Bij een privaat bouwproject merk je vaak dat er wat afstand is tussen de gemeente en de private partij. Door medewerkers van de gemeente uit te nodigen, betrek je ze op een informele manier. Naast mailen of bellen is het fijn om elkaar af en toe te zien. Uiteindelijk komt de bouw of uitbreiding van een school de gemeente ook ten goede. We hebben sowieso contact met elkaar over de financiering en vergunning. Dat verloopt prettig en soepel.”

5.    Houd speelruimte voor invloed van omwonenden
“In principe ligt het ontwerp van de bouw of verbouw van een school of ander project vast, maar je hoeft niet alles tot op detail dicht te timmeren. Zo was er bij dit project een omwonende bang dat de kinderen vanaf de nieuwe, eerste verdieping van de school haar tuin in zouden kijken. We hebben voorgesteld om aan die zijde van het pand enkele bomen te plaatsen, waarmee het zicht grotendeels ontnomen wordt. Dit is een kleine toezegging die je doet, die niet enorm in de papieren loopt. De omwonende was erg tevreden en meer groen is voor iedereen fijn.”